Smurfit Westrock een Lean cultuur.

Uitdaging

De eerste uitdaging voor Smurfit Kappa Zedek lag in het creëren van bewustwording bij de medewerkers over de noodzaak van deze verandering. De organisatie was gewend aan een cultuur van ‘brandjes blussen’, waarbij problemen deels ad-hoc worden opgelost. “We zijn een organisatie waar veel mensen al heel lang werken. Al deze mensen werken op een bepaalde manier, dat kennen ze en dat blijven ze het liefste ook zo doen. Het is best lastig om hen ervan te overtuigen dat het nu ineens anders moet als de resultaten van het bedrijf goed zijn. Daar zit bij ons de grootste uitdaging”, vertelt Jeroen.

Franc, verantwoordelijk voor de verkoop binnendienst, pleit al langer voor een gestructureerde aanpak met procesoptimalisatie. Franc: “Deze organisatie is erg ingericht op het feit dat managers de problemen oplossen, maar daardoor te weinig tijd hebben voor het team waar ze verantwoordelijk voor zijn. Managers zouden minder brandjes moeten blussen en meer bezig moeten zijn om pro-actief en samen met het team het proces te optimaliseren en daarmee minimale doorlooptijd en een 'first time right' cultuur te creëren. Daar moest iets in veranderen.” 

Oplossing

Om deze uitdagingen aan te pakken, besloot Smurfit Kappa Zedek langzaamaan een Lean cultuur te omarmen. De eerste stap was het bouwen van een ‘spiegel’ om teamprestaties te meten en succes te definiëren voor elke afdeling. Dit omvatte het meten van werkplezier, tijdige oplevering van diensten aan klanten, eerste keer goed opleveren en efficiënt werken.

Vervolgens werden op beide afdelingen reflectiemomenten geïmplementeerd tijdens week- en dagstarts om te begrijpen waar verbeteringen nodig waren en hoe deze konden worden aangepakt. Er werd een sturing op KPI’s geïntroduceerd, met geplande acties op de uitkomsten. Tevens werd de rol van ‘leidinggeven’ meer ingericht als ‘coachen’. Teamleiders Jeroen en Franc werden aangemoedigd om medewerkers te ondersteunen bij het verbeteren van processen. Het doel was om een cultuur van proactieve probleemoplossing en continue verbetering te bevorderen. In kleine stapjes lukt dat steeds een beetje meer.

Franc vertelt: "Om zo'n veranderproces succesvol te maken, moet het management team van het bedrijf dit pro-actief ondersteunen. Zij zijn een belangrijk onderdeel van de cultuur van de organisatie. Het feit dat zij nu willen aanhaken zegt veel voor ons. We willen strategische doelstellingen naar de afdelingen te vertalen zodat iedereen weet waarom die ergens mee bezig is. Het doel? Draagvlak creëren en dit vanuit de top van de organisatie uitstralen en motiveren!”

Resultaat

De implementatie van een Lean cultuur heeft tot nu toe geleid tot een verschuiving in de mindset van medewerkers. Verbeteringen worden nu gezien als een essentieel onderdeel van het dagelijkse werk in plaats van als incidentele gebeurtenissen. Zo ontstaan er steeds meer kleine successen die langzaam de hele organisatiecultuur veranderen. 

Op de verkoop binnendienst hebben reflectiemomenten en verbeterprojecten geleid tot een beter begrip van klantbehoeften en een snellere doorlooptijd van orders. Medewerkers voelen zich meer betrokken bij het verbeteren van processen en zijn gemotiveerd om bij te dragen aan de groei van de organisatie. “Dat is uiteindelijk wat we ook willen bereiken, dat we het echt met elkaar gaan doen. We bereiken onze doelen samen!”, deelt Franc. 

Op de designafdeling heeft de focus op heldere communicatie en gestandaardiseerde processen geleid tot meer efficiëntie en minder fouten. Medewerkers zijn zich bewuster geworden van de impact van hun werk op het grotere geheel en werken samen aan gemeenschappelijke doelen.

Gilles Lescure, één van de creatieve designers op de designafdeling, deelt ook graag zijn ervaring van dit veranderproces. Gilles werkt al jaren bij Smurfit Kappa Zedek. Hij weet dan ook hoe lastig het is om veranderingen te realiseren. “Deze Lean aanpak dwingt ons om na te denken over de communicatie met collega's, wat is mijn rol, hoe moet ik iets vertellen en wat is eigenlijk hetgeen wat ik moet vertellen. Mede dankzij het enthousiasme van David werd het leuk om daarmee aan de slag te gaan.” 

Volgens Gilles maakt de Lean aanpak je bewust van wat je aan het doen bent. “Voordat wij met Lean aan de slag gingen waren er veel eilandjes op de afdeling waarbij iedereen in zijn of haar eentje bezig was om een doel te bereiken. Nu gaat dat allemaal een stuk professioneler en vooral efficiënter en gestructureerder. Wij beseffen ons als werknemers allemaal steeds meer dat dit de lijn is die we moeten volgen om als een geoliede machine goede resultaten te behalen en een optimale werksfeer te creëren.”

Kleine stapjes maken het verschil
De reis naar een Lean cultuur is een langdurig proces dat geduld en toewijding vereist. Smurfit Kappa Zedek heeft belangrijke stappen gezet en begint nu de vruchten te plukken van de inspanningen. Met een groeiend bewustzijn van het belang van procesverbetering en samenwerking binnen en tussen de afdelingen kan de organisatie efficiënt blijven groeien in de markt!